Не пропусти

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом важно выполнить требования о согласовании, оформить ряд документов и составить бухгалтерские проводки. Пренебрежение правилами отражения расчетов в учете влечет отказ в признании расходов, а также может спровоцировать злоупотребления со стороны персонала.
Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

  • [ps2id url=offset=]Схема оформления операций[/ps2id]
  • [ps2id url=#pht1 offset=]Нестандартные ситуации: как не нарушить закон[/ps2id]

Схема оформления операций

Каждый этап процедуры отражают в учете. Квалифицированный бухгалтер обязан составлять проводки, руководствуясь первичной отчетностью.

1) Решение о выдаче денег

Основанием получения средств из кассы является заявление, завизированное главой предприятия. Ранее руководитель должен был собственноручно указывать дату одобрения, сумму, подлежащую выплате, и срок использования. Теперь достаточно обычной подписи. Остальные сведения вправе внести заявитель или представитель бухгалтерии. Порядок точно описан в указаниях Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 года.

2) Расходная операция

Обязательной первичной отчетностью, подтверждающей получение денег сотрудником, является кассовый ордер. Если средства перечисляют непосредственно на карту работника, свидетельством становится платежное поручение. На основании документов бухгалтер делает следующие проводки:

  • дебет 71;
  • кредит 50 или 51.

Соблюдение принципа двойной записи — условие достоверности учета. Специалист должен проконтролировать идентичность списываемых сумм и правильно определить бухгалтерский счет.

3) Подтверждение наличных затрат

Следующую запись в документации фирмы делают после утверждения авансового отчета. В зависимости от характера расходов проводки делают по дебету счетов 10, 26, 44,76, 60 и 91. Если подотчетное лицо не успело израсходовать средства и вернуло их в кассу, информацию отражают в дебетовой части 50 и 51. Закрывают суммы в кредитной строке бухгалтерского счета 71.

Нестандартные ситуации: как не нарушить закон

Далеко не всегда выдача денег из кассы предприятия осуществляется по классической схеме. В практике бухгалтеру предстоит столкнутся с самыми разными механизмами и схемами. Эксперты дали оценку наиболее распространенным из них.

1) Работник не отчитался за ранее полученные деньги

Правила, вступившие в силу с июня 2014 года, запрещают выдавать новые средства недобросовестным лицам. Если документы сотрудником не представлены, в следующем авансе ему нужно отказать. Нарушать порядок рискованно, ведь проверяющий инспектор вправе прибавить незаконно переданные суммы к общему кассовому остатку дня. В этом случае на фирму могут наложить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей. Позицию ФНС РФ поддерживают суды, а потому контролировать подотчетных лиц нужно.

2) Деньги подрядчику

Необходимость выдачи средств из кассы возникает и при сотрудничестве с физическими лицами на условиях гражданско-правового договора. Действующие указания Банка РФ допускают использование наличности с соблюдением общей процедуры. Подрядчик должен обратиться с заявлением к главе организации, получить деньги по кассовому ордеру, а затем сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов. Во избежание споров с налоговыми органами специальную оговорку следует внести в локальный нормативный акт. В положении о подотчетных лицах необходимо прямо указать на возможность таких расчетов и описать порядок их оформления. Аналогичное условие должно присутствовать и в договоре с получателем средств.

3) Безналичные перечисления

Список операций, которые банку разрешают проводить по картам физических лиц, утвержден письмом ЦБ РФ № 14-27/513. Перечень остается открытым, поэтому работодатель обязан следовать предписаниям трудового законодательства. Так, компания или предприниматель вправе возместить в безналичной форме командировочные расходы. Согласно положению Банка России № 266П с этой целью организация может выдать сотрудникам специальные корпоративные карты.

Перечисление же денег персоналу на условиях подотчетности следует оформлять с учетом письма Минфина РФ № 03-11-11/42288. Основанием платежного поручения станет заявление с визой руководителя компании, либо приказ о выдаче безналичных средств. Закрывать суммы придется в стандартном порядке.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

4) Авансовый отчет с опозданием

Указание срока в заявлении о выдаче денег из кассы необходимо для обеспечения надлежащего контроля расходов. На предоставление документов подотчетному лицу дают 3 суток. Отсчет начинают с последней даты периода, на который были выданы средства. Однако даже нарушение не дает работодателю права включить суммы в состав доходов сотрудников. Если должник представил авансовый отчет, то речи об экономической выгоде идти не может. Организация вправе применить дисциплинарное взыскание за пренебрежение правилами, но не взыскивать НДФЛ с сумм.

Аналогичным будет подход к решению вопроса о судьбе не возвращенных в срок денег. Их разрешено удерживать из заработной платы. При этом отечественные суды не видят необходимости рассчитывать налог с подотчетных сумм (постановление ФАС ДО № Ф03-3939/2008). А вот с прощенной лицу задолженности НДФЛ перечислить придется. Такое указание содержится в письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610. Моментом получения доходов признают дату, с которой взыскать сумму стало нельзя (например, истечение срока давности). При отсутствии возможности удержания налога в инспекцию потребуется направить соответствующую справку. Одновременно придется начислить на списанную задолженность и страховые взносы.

Таким образом, при организации учета расчетов с подотчетными лицами обязательным остается индивидуальный подход. Функции контроля возлагаются законом на руководителя и главного бухгалтера, а правила должны быть прописаны в локальном документе максимально четко.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

В какие сроки проводится и какие нужны документы для прописки новорожденного ребенка?

Рождение ребенка – радостное событие, которое вместе с яркими впечатлениями приносит родителям и массу хлопот. Государство требует уведомить его о появлении нового гражданина, поэтому в течение одного месяца у малыша ...

Регистрация договора аренды: для кого обязательна и как проводится

Арендные отношения в текущем Законодательстве регулируются достаточно детально. В Гражданском Кодексе РФ этому вопросу посвящена глава 34. Необходимо отличать понятие аренды помещения в различных смежных сферах деятельности. Если речь идет ...

Возмещение морального вреда в суде: за что можно взыскать и как подать иск

В соответствии с положениями статьи 52 Конституции РФ, права каждого гражданина должны содержать возможность получения защиты от государства в случае покушения на них со стороны третьих лиц. Это говорит о ...

Налог на дарение недвижимости не родственнику

Процесс дарения недвижимого имущества связан не только с оформлением такой сделки, но и с уплатой обязательного налога, установленного государством. Не зная этого, можно оказаться в неприятной ситуации, когда неожиданно придет ...

Материнский капитал в Благовещенске и Амурской области

Какие программы материнского капитала действуют на территории Амурской области? На что разрешено потратить средства регионального капитала и кто имеет право на их получение? На эти и другие вопросы Вы найдете ...

Как оставить ребенка с отцом при разводе

Содержание Когда споры, кому оставить детей, решаются в пользу отцов однозначно Как суд рассматривает, кому оставить детей Почему отцы судятся из-за детей Еще совсем недавно в случае развода общественное мнение, ...

Как осуществляется раздел имущества в браке без развода

Содержание Как поделить имущество Что делится Как делится Мало кто знает, но раздел имущества в браке без развода разрешен законодательно. Еще точнее будет сказать, что раздел от развода не зависит, ...

Налог на садовый участок для пенсионеров в 2016-2017 году

Грядут нововведения в налоговом законодательстве. Они будут относиться ко всем гражданам РФ и к пенсионерам в частности. Начиная с 2017 года, весьма важным новшеством будет то, что оплата налогов на ...

Как получить ипотеку на земельный участок или дом с участком

Кредитование в современном мире – актуальная проблематика человечества. Ведь в кризисное время банки стараются не выдавать необеспеченные кредитные обязательства в силу высокого риска. Зачастую владельцы берут залоговые кредиты, закладывая при ...

Как сделать временную прописку

Термин «временная прописка» принято  применять гражданами в повседневной жизни взамен официальному понятию – регистрация по месту пребывания. Рассмотрим, для каких целей и при каких обстоятельствах она оформляется, перечислим перечень необходимых ...

Семейное право об основных понятиях расторжения брака

Мужчина и женщина встречаются, создают семью, то есть оформляют свои отношения в установленном законом порядке, иначе говоря, вступают в брак. Возникает семья и связанные с ней семейные правоотношения. Случается так, ...

На каких основаниях возможно преждевременное расторжение договора аренды земельного участка?

Расторжение договора может являться следствием истечения его срока или выявленного одной из сторон желания о прекращении сделки. На преждевременное расторжение договора должны быть причины. О том, что собой представляет процесс ...

Кто имеет право на прописку в муниципальной квартире?

Все жилые помещения, которые располагаются на территории того или иного государства объединены в жилищный фонд. В него входят частный, государственный и муниципальный жилищные фонды. … Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают ...

Продажа квартиры по переуступке: что это означает и как это сделать

На рынке недвижимости застройщики нередко продают квартиры безе предварительной передачи права собственности. При заключении подобных сделок следует учитывать некоторые нюансы, чтобы не возникало сомнений в ее действительности с юридической точки ...

Как правильно заключить договор обмена жилыми помещениями

В жилищное законодательство внесено существенное дополнение в раздел оформления договоров обмена жилья. Главным условием обмена, на сегодняшний день, выступает наличие письменного согласия лица, которое является собственником помещения, которое обменивают. Социальное ...

Цензура система государственного контроля

Цензура – это стадия, которая предшествует обнародованию сведений или информации. Представляет собой специальную систему государственного контроля за содержанием кинолент, теле- и радиопередач, печатных изданий, в том числе книг, а также ...

Как получить звание ветеран труда России?

Традиция удостаивать граждан, на протяжении долгих лет добросовестно трудившихся на благо СССР, звания «Ветеран труда» берет начало с момента учреждения в 1974 году одноименной государственной медали. В нынешней России, с ...

Заявление об установлении факта признания отцовства позволит узаконить ребенка

Бывают разные жизненные ситуации и далеко не все пары бегут в загс узаконивать отношения, прекрасно обходясь и без штампа в паспорте. Такая свобода начинает доставлять проблемы после рождения общего ребенка, ...

Жилищный сертификат чернобыльцам как получить «чернобыльский сертификат&?

Одним из направлений господдержки граждан является оказание материальной помощи в приобретении жилья, один из видов такой государственной помощи является жилищный сертификат чернобыльцам (людям, пострадавшим от аварии на Чернобыльской атомной электростанции ...

Где получить технический паспорт на квартиру порядок оформления

Техническим паспортом жилого помещения является особый вид документа, который содержит план квартиры с указанием масштаба выполнения и всеми техническими данными и характеристиками. Является основным источником по всем главным параметрам жилья ...

Как оспорить кадастровую стоимость земельного участка?

Что принято понимать под кадастровой стоимостью Кадастровая стоимость величина, показывающая ценность конкретной земли с учетом существующего использования, установленная в результате государственной оценки. Кадастровая стоимость необходима в следующих случаях: Для начисления ...

Публичная кадастровая карта Росреестра

Изначально все земельные участки, вне зависимости сформированы они или нет, находятся в государственной собственности. При вовлечении в оборот они могут быть переданы иному собственнику. Для эффективного управления земельным ресурсом необходима ...

Как и в каких случаях происходит снятие с кадастрового учета земельных участков и иных объектов недвижимости?

Если вы читаете эту статью, значит, с вашей собственностью случилось нечто, заставившее вас задуматься о ее снятии с кадастрового учета. Но чтобы понять, как можно снять с учета объект недвижимости ...

Как происходит раздел имущества после развода в Беларуси?

Содержание Как решить вопрос с разделом имущества Чем руководствоваться при разделе имущества? Особенности раздела личного имущества Раздел имущества при разводе: как быть с кредитом Как происходит раздел имущества после развода ...

Рейтинг@Mail.ru