Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику

Назначение справки 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ — это часть налоговой отчетности. В соответствии с требованиями Налогового кодекса ее нужно сдавать в инспекцию по месту регистрации за каждый отчетный период по каждому сотруднику. Такие правила зафиксированы в соответствии с п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ. В документе указывается объем дохода работника за налоговый период, а также размер налоговых удержаний.

Порядок выдачи справки достаточно прост, но сложности могут возникнуть, если процесс ее оформления в компании не урегулирован. При этом трудности будут испытывать не только сами бухгалтеры, формирующие 2-НДФЛ, но и сотрудники, запрашивающие такой документ. Для организации это может быть существенной проблемой, т. к. «подоходная» справка — один из самых часто запрашиваемых сотрудниками у работодателя документов.

Данная справка не только нужна для непосредственной отчетности перед налоговыми органами, но и может быть запрошена сотрудником, получающим доход у данного работодателя. Для этого сотруднику требуется написать заявление и указать период времени, за который нужно представить данные о заработной плате и подоходном налоге. Такие нормы зафиксированы в п. 3 ст. 230 НК РФ.

Эта необходимость может возникнуть в разных случаях. Так, справка 2-НДФЛ представляется в кредитное учреждение при оформлении крупных кредитов, например ипотеки. Некоторые визовые центры и посольства могут запросить у гражданина такой документ для подтверждения платежеспособности туриста и выдачи ему визы. Кроме того, «подоходная» справка потребуется сотруднику для подтверждения дохода, если он в середине года устроился на работу и хочет получить вычет на ребенка.

Регламентация процесса выдачи справки 2-НДФЛ сотруднику

Для организации правильного порядка выдачи справки 2-НДФЛ работнику бухгалтерии следует подготовить соответствующий регламент. Он поможет не только самим учетчикам, но и сотрудникам, запрашивающим документ. В регламенте необходимо описать этапность оформления справки, указать ответственных лиц и оговорить сроки ее подготовки. Данную инструкцию лучше включить в пакет документов, с которыми знакомится сотрудник при устройстве на работу.

Еще один важный нюанс, который нужно зафиксировать по процессу подготовки, — кто выдает 2-НДФЛ. Как правило, это бухгалтерия предприятия или кадровая служба. Все это позволит минимизировать количество вопросов от новых работников и поможет им быстрее сориентироваться в бухгалтерских особенностях работы в новой компании.

Сам документ, описывающий, как выдается справка 2-НДФЛ работнику, должен быть утвержден руководством компании и главным бухгалтером. Нелишним будет подготовить лист ознакомления, в котором сотрудники указывают Ф. И. О. и ставят подпись после того, как изучат данные правила. Этот документ можно назвать соответствующим образом: «Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику».

Сроки выдачи сотрудникам справки 2-НДФЛ

Cправка 2-НДФЛ — срок выдачи которой строго регламентирован — выдается работникам в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ. Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать ее не позднее трех дней с момента получения запроса от сотрудника.

На практике бухгалтерии предприятий выдают такие документы прямо в день запроса. Максимум — на следующие сутки. Этот период также можно зафиксировать в регламенте о порядке выдачи. В нем можно указать минимальный и максимальный временной отрезок на подготовку. Например, может быть использована формулировка: «Сроки выдачи справок 2-НДФЛ сотрудникам с даты подачи заявления:

  • минимальный — 1 день;
  • максимальный — 3 дня».

Кто выдает справку 2-НДФЛ

Отметим, что сроки выдачи справки не зависят от того, работает человек в компании или уволился. Если действующий или бывший сотрудник оформил правильный запрос, то справку нужно выдать в те сроки, которые утверждены нормативными актами. Иначе компании не избежать проблем с проверяющими органами. Особенно актуально это в случае, когда бывший работник по каким-то причинам обижен на бывшего работодателя, а значит, он не упустит возможности сообщить проверяющим органам о нарушении сроков выдачи «подоходной» справки.

Что касается сроков ее действия, то российскими законами о труде никакие нормативы не установлены. По своей сути 2-НДФЛ является бессрочной. Все потому, что сведения о доходах гражданина неизменные и исправлению не подлежат. Такое возможно только в случае обнаружения ошибки, о чем мы расскажем ниже.

Чтобы уложиться в сроки выдачи справки 2-НДФЛ работнику, компания должна заранее определиться с исполнителями такой задачи. Чаще всего документ готовит бухгалтер, ведущий расчеты с персоналом. В крупных организациях часть бухгалтерского функционала может быть переложена на кадровую службу или HR-отдел.

Во избежание просрочек в представлении справки и конфликтов между подразделениями такой функционал нужно включить в должностную инструкцию исполнителя. В ней фиксируются обязанности по выдаче справки, которые в том числе могут быть основой для его KPI.

Основные этапы подготовки справки 2-НДФЛ к выдаче

Для того чтобы вы могли вовремя выдать правильную справку, предлагаем вам стандартный набор этапов, которым необходимо следовать для подготовки формы 2-НДФЛ.

Этап 1. Запрос сотрудника. Первое, с чем придется столкнуться бухгалтеру или кадровику, выдающему такие документы, — это запрос сотрудника. Скорее всего, это будет устная просьба, без какого-либо уточнения о периоде и назначении справки 2-НДФЛ. В некоторых компаниях такие просьбы могут отправляться по электронной почте.

Этап 2. Оформление заявления. В этом случае сотруднику необходимо представить форму для формирования запроса на справку. Лучше, если ему также будет предложен образец для заполнения, чтобы он сразу мог сориентироваться и правильно его составить.

О порядке оформления заявления на выдачу справки 2-НДФЛ читайте здесь.

Этап 3. Сбор данных. После получения оформленного запроса бухгалтер готовит данные для составления справки. При наличии автоматизированных систем учета собрать такую информацию не составит труда. Как правило, в программах ведется персонализированный учет во всех разрезах, который позволяет нажатием пары кнопок сформировать документ нужного формата. Если же автоматизированная система учета отсутствует, то исполнителю придется потратить больше времени на сбор данных.

Этап 4. Подготовка справки. Как только данные будут подготовлены и сверены, необходимо распечатать справку, подписать ее и поставить печать. Это нужно сделать в обязательном порядке, т. к. без отметки работодателя такой документ не будет считаться действительным.

Выдача и исправления в справке 2-НДФЛ

Выдача справки сотруднику должна осуществляться в строго утвержденные сроки, о которых мы говорили выше, во избежание проблем с трудовой инспекцией. И подготовить желательно сразу пару экземпляров 2-НДФЛ, даже если сотрудник об этом не просил. Это позволит сэкономить время, если вдруг окажется, что нужны были 2 экземпляра справки. Такая необходимость возникает очень часто, т. к. при сдаче документа по требованию сотрудник в большинстве случаев оставляет второй экземпляр справки себе.

После того как документ будет передан работнику, это нужно зафиксировать в журнале выдачи справки. Пример его заполнения мы рассмотрим ниже. Главное, чтобы в таком реестре были графы: № п/п, Ф. И. О. сотрудника, должность, структурное подразделение (отдел), дата и номер справки, ее название и расписка сотрудника в получении. Также можно добавить поле «Комментарий», в котором при необходимости можно делать отметки о том или ином выданном документе.

Если в справке была допущена ошибка, то она должна быть обязательно исправлена. Уточненные данные необходимо подать в налоговую инспекцию по месту учета. Если неправильная справка уже выдана сотруднику, то его необходимо проинформировать о наличии ошибки.

Чаще всего бухгалтерские исправления несущественны для физического лица. Например, в случае, когда документ передавался в посольство для получения визы. Если же неточность существенна, то справку придется переделать.

Состав справки 2-НДФЛ

Формат справки 2-НДФЛ утвержден приказом ФНС России «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме» от 30.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected] и зарегистрирован в Минюсте России 25.11.2015 под № 39848. В начале этого года, а именно 17.01.2018, в формат документа были внесены изменения. Новая форма содержит в себе следующие разделы:

  • данные о налоговом агенте;
  • данные о физическом лице — получателе дохода;
  • доходы, облагаемые по ставке;
  • стандартные, социальные и имущественные вычеты;
  • общие суммы дохода и налога.

Рассмотрим каждый из разделов подробнее.

Раздел «Данные о налоговом агенте» включает в себя поля: код по ОКТМО, телефон, ИНН и КПП компании, название налогового агента с указанием правовой формы. При наличии — форма реорганизации (ликвидации) с кодом, а также ИНН и КПП реорганизованного предприятия.

Следующий раздел «Данные о физическом лице — получателе дохода». Здесь указывается ИНН в Российской Федерации гражданина, запросившего справку, а также ИНН в стране жительства, если такой имеется. Обязательным реквизитом является фамилия, имя и отчество сотрудника в полном формате. Также нужно указать статус налогоплательщика, его дату рождения и гражданство с помощью кода. Далее прописывается документ, удостоверяющий личность. Чаще всего это паспорт, его серия и номер.

Суммовые блоки справки 2-НДФЛ

В блоке «Доходы, облагаемые по ставке» проставляется ставка налогообложения. В разделе «Стандартные, социальные и имущественные вычеты» вписываются коды и суммы вычетов. Тут же делаются специальные отметки: «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет» и «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет» с указанием номера, даты и кода ИФНС.

Пункт «Общие суммы дохода и налога» — здесь нужно указать общую сумму дохода, налоговую базу, исчисленную сумму налога, а также размер фиксированных авансовых платежей. Далее еще раз полностью указываются Ф. И. О. сотрудника и ставится его подпись. Также делается отметка о налоговом агенте или его правопреемнике. В конце справки вписываются наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя или правопреемника налогового агента.

Порядок представления справки 2-НДФЛ в 2018 году

Выдача справок 2-НДФЛ в 2018 году производится без каких-либо значимых изменений. Главное, что нужно учесть, — это новый формат документа, который был утвержден 17.01.2018 приказом ФНС России № ММВ-7-11/[email protected] Стоит отметить, что пока налоговым агентам разрешили сдавать в инспекцию справки формы 2-НДФЛ в старом формате, но только за 2017 год. Об этом ФНС России заявила в информационном сообщении.

Что касается изменений, то они должны обрадовать работодателей, так как призваны облегчить заполнение документа. Из нового формата исключено поле «Адрес места жительства в Российской Федерации». Но появились такие графы, как «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации». Это даст возможность организации-правопреемнику представлять справки по форме 2-НДФЛ за реорганизованную компанию в налоговый орган по месту своего учета. Кроме того, из справки исключено отражение инвестиционных вычетов по налогу в разделе 4.

Журнал, образец справки: как заполнить правильно

Ниже рассмотрим примеры заполнения самой справки и журнала ее выдачи.

По письменному заявлению организация должна не позднее 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего запроса выдать гражданину трудовую книжку, а также копии документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно. Именно в эту категорию попадает справка 2-НДФЛ, о чем должен помнить каждый бухгалтер.

Следующие документы отражаются в журнале выдачи справок:

  • справка 2-НДФЛ;
  • копии приказов о приеме на работу и переводах;
  • копии приказа об увольнении с работы;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате;
  • данные о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • справка о периоде работы у данного работодателя и другие.

Журнал выдачи справок составляется в хронологическом порядке, для более достоверного учета может прошнуровываться — для этого делаются сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Помните, что работодатель несет ответственность не только за правильность представляемых данных и актуальность формы документа, но и за срок предоставления справки 2-НДФЛ работнику. В случае его нарушения работник может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, сообщив о том, что справка не была выдана в установленный срок. В этом случае высока вероятность появления проверяющих из данного ведомства на территории работодателя и тщательная проверка документации.

О admin

x

Check Also

Особенности системы премирования работников предприятия

Особенности системы премирования работников предприятия Система премирования работников предприятия — это совокупность элементов, которые определяют порядок начисления и выплаты премий, а также методику расчета их размера. Ее внедрение на предприятиях ...

Основания для сокращения штата работников

Основания для сокращения штата работников Основания для сокращения штата работников работодатель вправе определять самостоятельно. Но изложения такого основания в приказе на сокращение для законного увольнения недостаточно. О том, что может ...

Когда проводятся внеочередные медосмотры работников?

Когда проводятся внеочередные медосмотры работников? Когда проводятся внеочередные медосмотры работников? Этим вопросом задаются работники, получившие от руководства направление на неожиданное обследование. В предложенном материале рассмотрены вопросы о том, когда и ...

Какой льготный стаж педагогических работников?

Какой льготный стаж педагогических работников? Льготный стаж педагогических работников дает право досрочного выхода на пенсию тем сотрудникам системы образования, которые работают с детьми. Законодательство в этой сфере за прошедшие годы ...

Какие существуют виды премий для работников?

Какие существуют виды премий для работников? Виды премий работникам могут выделяться по разным критериям. Ниже мы проведем обзор самых распространенных классификаций и подробнее расскажем о тех из них, что установлены ...

Виды страхования работников от несчастных случаев на производстве

Виды страхования работников от несчастных случаев на производстве Страхование работников от несчастных случаев на производстве является одной из главных социальных гарантий. О видах, целях и условиях страхования работников от несчастных ...

Виды поощрений работников по Трудовому кодексу РФ

Виды поощрений работников по Трудовому кодексу РФ За что необходимо поощрять сотрудника В обывательском смысле понятие «поощрение» включает в себя любые формы одобрения успехов отдельных граждан и коллективов. Однако в ...

Виды и цели медицинских медосмотров работников организаций

Виды и цели медицинских медосмотров работников организаций Виды медицинских осмотров, инициируемых работодателями, различаются в зависимости от целей проведения. В нашей статье вы найдете их подробное описание. Виды медосмотров Согласно ч. ...

Работник был на больничном, но не сообщил об этом

Работник был на больничном, но не сообщил об этом — можно увольнять за прогул Свердловский областной суд апелляционным определением от 26.05.2016 по делу № 33-8639/2016 признал законным увольнение сотрудника за ...

Работник — кто это? Словарь юридических терминов

Что означает понятие «работник»? Согласно ТК РФ, так называют человека, который заключил трудовой договор с работодателем. На этом основании он трудится в государственной организации или частной компании, получает вознаграждение за ...

Если работник ушел на больничный перед отпуском

Если работник ушел на больничный перед отпуском Больничный перед отпуском может помешать сотруднику воспользоваться правом на отдых, например, если не закончена какая-то работа в срок, что может послужить основанием для ...

Предлагать вакансии сокращаемому работнику до уведомления об увольнении необязательно

Предлагать вакансии сокращаемому работнику до уведомления об увольнении необязательно Работодатель должен предложить сокращаемому работнику имеющиеся вакансии на момент его уведомления о предстоящем увольнении, но никак не ранее. К такому выводу ...

Порядок оплаты труда работнику по Трудовому кодексу РФ

Порядок оплаты труда работнику по Трудовому кодексу РФ Оплата труда по Трудовому кодексу РФ производится в 3 этапа. Перед рассмотрением порядка оплаты необходимо уточнить, какие именно выплаты включаются в оплату ...

На сколько могут задержать зарплату работнику по закону?

На сколько могут задержать зарплату работнику по закону? На сколько могут задержать зарплату по закону — такой вопрос беспокоит всех работников, которые заинтересованы в своевременном получении выплат от работодателя. В ...

Какие выплаты положены работнику при сокращении штата?

Какие выплаты положены работнику при сокращении штата? Выплаты при сокращении штата призваны финансово поддержать уволенного сотрудника на период его трудоустройства. Самостоятельно разобраться с тем, что именно причитается работнику в такой ...

Возмещение морального вреда, причиненного работнику

Размер возмещения морального вреда, причиненного работнику Возмещение причиненного работнику морального вреда осуществляется либо по соглашению сторон, либо на основании судебного решения. При этом моральный вред взыскивается только в случаях, определенных ...

Что такое материальная ответственность работника (виды)?

Что такое материальная ответственность работника (виды)? Материальная ответственность работника — это один из видов ответственности, которая может быть применима к лицу, состоящему в трудовых отношениях с работодателем. Она может наступить ...

Увольнение беременной сотрудницы в связи с выходом основного работника не противоречит закону

Увольнение беременной сотрудницы в связи с выходом основного работника не противоречит закону Верховный суд Республики Дагестан определением от 03.08.2016 по делу № 33-3120/2016 признал правомерным увольнение беременной сотрудницы в связи ...

Справедливо ли сокращение работника по инициативе работодателя

Справедливо ли сокращение работника по инициативе работодателя? Я работаю на фабрике уборщицей с 17 июля 2017 г. С 11 ноября приняли вторую уборщицу. Хотят сократить одну из нас, вынуждая написать ...

Расторжение трудового договора по инициативе работодателя, работника

Основания для расторжения трудового договора: по инициативе работодателя, работника, по соглашению сторон Рабочие отношения всегда сопровождаются заключением договора. И когда необходимо уволиться, следует знать, как правильно его расторгнуть. Все соглашения, ...

Расторжение трудового договора по инициативе работника

Расторжение трудового договора по инициативе работника Расторжение трудового договора по инициативе работника — это один из способов прекращения трудовых отношений. Сотрудника, который больше не желает работать, нельзя заставить продолжать это ...

Работодатель не может взыскать убыток от понесенного штрафа с работника

Работодатель не может взыскать убыток от понесенного штрафа с работника Практика российского правосудия показывает, что попытки работодателей, оштрафованных по административным делам из-за должностных нарушений работников, взыскать суммы штрафа с последних ...

Привлечение работника к материальной ответственности

Привлечение работника к материальной ответственности Привлечение работника к материальной ответственности урегулировано главами 37 и 39 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ). Какими еще нормативно-правовыми актами регламентируется данный процесс и ...

При каких условиях нельзя уволить работника?

При каких условиях нельзя уволить работника? При каких условиях нельзя уволить работника, кто не подлежит увольнению, в чем заключается преимущественное право на оставление на работе и когда суды не принимают ...

Рейтинг@Mail.ru